Gestion de documents avec WordPress

D'une simple plateforme de blogging, WordPress est devenu au fil des années un CMS performant aux possibilités quasi infinies. C'est bien simple, avec WordPress on peut pratiquement tout faire. Que ce soit un site de type catalogue, un système de gestion de projets, ou encore un système de gestion de documents.

Dans cet article nous allons voir  comment nous pouvons utiliser ce CMS comme une plateforme collaborative qui permettra à des équipes de travailler, en même temps, sur des documents de toute natures (du simple texte à la présentation PowerPoint par exemple).

Mise en place du système de gestion de documents

La première chose à faire est d'installer le plugin WP Document Revisions. Une fois que l'extension est installée et activée, un nouveau menu “Documents” apparaît dans l'administration de WordPress.

Système de gestion documentaire avec WordPress

Gérer les documents

Pour ajouter un document il suffit de cliquer dans le menu sur  “Ajouter document” 😉

Vous pouvez alors donner un titre au document puis le télécharger dans le système. Vous avez également la possibilité de préciser un état d'avancement (par exemple :  “En cours”).  Par défaut, les documents sont publiés avec le statut  “Publié en privé” ce qui signifie que seuls les membres enregistrés auront accès à ces documents.

Gestion de documents avec WordPress

Les rôles utilisateurs dans WP Document Revisions

Avec ce système de gestion de documents, les droits des utilisateurs pour gérer les documents sont similaires à ceux des utilisateurs d'un site WordPress standard.

Les contributeurs peuvent créer des documents mais ne peuvent pas les télécharger dans le système. Ils peuvent récupérer les documents publiés mais ils n'ont pas la possibilité de voir les documents publiés en privé par d'autres utilisateurs.

Les auteurs peuvent créer et charger des documents dans le système.

Les éditeurs ont la capacité de travailler sur tous les documents, y compris de les supprimer. Ils ne peuvent pas ajouter de nouveaux utilisateurs dans le système.

Les administrateurs ont tous les droits, y compris celui d'ajouter des utilisateurs dans le système de gestion documentaire.

Les différents états d'un document

Par défaut le plugin gère les états d'avancement suivants :

  • Brouillon initial
  • En cours
  • En cours de révision
  • Final

Etats d'avancement des documents

Vous pouvez modifier ces états d'avancement, en ajouter, en supprimer autant que vous le voulez.

A noter également

Cette extension est compatible avec le plugin Edit Flow qui est très complet pour ce qui est de la gestion du workflow des documents, articles, médias, etc.

Un wiki est diponible ici : https://github.com/benbalter/WP-Document-Revisions/wiki